Hội thảo là sự kiện phổ biến hiện nay với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác. Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất, cùng trung tâm sự kiện – hội nghị - tiệc cưới Louis Palace tìm hiểu các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay nhé.
việc cân nhắc số lượng khách mời sao cho phù hợp với không gian diện tích tại địa điểm tổ chức sự kiện là một điều rất quan trọng. Vì vậy, bạn cần ước lượng tổng số khách mời cho sự kiện của mình rồi từ đó lựa chọn địa điểm và dịch vụ tổ chức hội nghị phù hợp.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo
Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Bước 2: Thống nhất địa điểm và thời gian tổ chức
Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự kiện. Với các hội nghị, triển lãm, hội thảo, bạn có thể chọn những nơi có khán phòng, sảnh lớn để đảm bảo mọi người có đủ không gian, tuân thủ quy định giãn cách. Tại trung tâm sự kiện – hội nghị - tiệc cưới Louis Palace, khán phòng GRAND BALLROOM là sảnh tiệc rộng rãi nhất với sức chứa lên đến 2000 người sẽ là địa điểm tổ chức sự kiện cho bạn. Riêng đối với sự kiện quy mô nhỏ hơn, Sảnh tiệc VOLGA và THAMES với sức chứa đến 580 người sẽ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn của quý khách hàng, chúng tôi luôn thực hiện khử khuẩn thường xuyên sau mỗi sự kiện. Các nhân viên của nhà hàng đều đã được tiêm hai mũi vắc xin, xét nghiệm đầy đủ và đo nhiệt độ kỹ càng trước khi phục vụ.
Bước 4: Chuẩn bị cho hội thảo
Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
Truyền thông cho sự kiện
In ấn tài liệu
Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chương trình
Sau khi đã chọn cho mình một địa điểm tổ chức ưng ý, bạn cần chuẩn bị kịch bản chương trình một cách cụ thể. Những công việc như thuê MC dẫn chương trình, các tiết mục diễn ra trong sự kiện, nội dung mà hội nghị muốn truyền tải, khâu đãi tiệc,... cần được sắp xếp và lên timeline một cách rõ ràng và chi tiết.
Bước 5:Kiểm tra sân khấu
Khi đã hoàn thành các công đoạn đâu vào đó, bạn đừng quên kiểm tra lại một lượt tất cả các khâu chuẩn bị xem có vấn đề gì không. Đây cũng là công đoạn giúp bạn hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện của mình.
Bạn có thể tham khảo Mẫu hội trường đẹp, chuyên nghiệp, ấn tượng 2023 tại đây
Setup sân khấu cho sự kiện hành trình thành công
Bước 6: Lên kế hoạch dự phòng
Bạn biết không, dù là kế hoạch được chuẩn bị một cách cẩn thận và tỉ mỉ đến nhường nào thì sai sót vẫn có thể xuất hiện. Nếu sai sót lớn xảy ra, có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của sự kiện. Vì vậy, để ngày quan trọng được diễn ra suôn sẻ nhất, hãy luôn chuẩn bị cho mình kế hoạch dự phòng. Chúng chính là bí kíp cứu cánh hoàn hảo cho bạn khi va vào rắc rối đấy.
Để được hỗ trợ tốt nhất sự kiện được tổ chức thành công tốt đệp bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty tổ chức sự kiện Louis Palace.
Đó chính là những chia sẻ của nhà hàng trung tâm sự kiện – hội nghị - tiệc cưới Louis về việc tổ chức các sự kiện, hội nghị trong thời kỳ Bình Thường Mới như hiện nay. Tuy việc nhanh chóng quay lại hoạt động để hồi phục kinh tế là việc quan trọng cần làm, nhưng các doanh nghiệp đừng nên xem nhẹ yếu tố sức khỏe của người tham gia. Hãy trang bị cho mình những kiến thức thật đầy đủ để có một hội nghị thành công và an toàn nhé.
Nhấn đăng ký tư vấn trực tiếp để được nhân viên chúng tôi hỗ trợ tốt nhất nhé
TRUNG TÂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ ẨM THỰC LOUIS PALACE
(ĐỐI DIỆN CỔNG CÔNG VIÊN THIÊN ĐƯỜNG BẢO SƠN)
